Máy tính tiền là thiết bị không còn quá xa lạ với các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị, hệ thống bán hàng. Máy tính tiền làm đơn giản hơn trong công việc cũng như cho kết quả tin cậy và chính xác và nhanh hơn so với làm thủ công rất nhiều. Tránh được nhầm lẫn và thất thoát.
1. Các cửa hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, quán cafe dùng Máy tính tiền để làm gì?
Máy tính tiền là một thiết bị cơ học hay điện tử dùng để tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hóa đơn và có thể có thêm hộp đựng tiền.
Máy tính tiền được sử dụng như công cụ thanh toán cho khách hàng, in hóa đơn các mặt hàng hay món ăn khách mua, các dịch vụ khách hàng đã sử dụng, các phí dịch vụ phải trả, các khoản được thưởng hay miễn phí… giúp nhân viên thu ngân nhanh chóng đưa kết quả giao dịch một cách chính xác.
Đặc biệt, quan trọng là máy tính tiền như một kế toán độc lập, ghi chép trung thực và chính xác các giao dịch kinh doanh, tình hình bán hàng, doanh thu ngày, tháng… và với những máy cao cấp, giúp bạn quản lý lỗ lãi, tồn kho, chấm công cho nhân viên, thông báo các hàng hóa hoặc vật tư cần nhập.
2. Lựa chọn máy tính tiền như thế nào?
Lựa chọn máy tính tiền như thế nào phù hợp với quy mô kinh doanh, có tính tới khả năng phát triển về sau và điều kiện tài chính là rất quan trọng
Lựa chọn theo quy mô kinh doanh: Cần xác định số khách hàng cần quản lý nếu kinh doanh với một số khách hàng thường xuyên. Nếu là quán ăn hay cafe… cần xác định số lượng bàn trong quán. Còn với các cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng quan trọng nhất là cần có tính năng kết nối được với đầu đọc mã vạch, quản lý bán hàng, tồn kho, đây là tiêu chuẩn quan trọng cho quản lý hàng hóa hiện tại và đặc biệt trong tương lai.
Với cửa hàng nhiều chuỗi cửa hàng, chuỗi siêu thị: Máy tính tiền đòi hỏi có nhiều thiết bị kết nối qua Modem, đường dây điện thoại đến chỗ đặt máy, máy tính PC hoặc Notebook, modem tại các điểm đặt máy. Và quan trọng nhất, bạn cần phải mua thêm một phần mềm quản lý có chức năng kết nối. Các phần mềm này tuỳ theo từng hãng có các hỗ trợ khác nhau và tạo nên sự không đồng bộ với hệ thống các cửa hàng
Nếu một nhân viên thu ngân quản lý quá 30 bàn hoặc khách hàng cùng lúc, tính năng này cho phép trên thực tế bạn phải lưu ý đến số lượng bàn trong quán của bạn. Nếu vượt quá 30 bàn nên có thêm máy. Do đó, trong quá trình lựa chọn máy tính tiền, cần lưu ý để có thể lựa chọn máy phù hợp.
Với máy tính tiền thông thường, một máy chỉ thao tác được một giao dịch, với nhiều giao dịch đồng thời cùng tại một thời điểm sẽ gây khó khăn và đòi hỏi khách hàng phải mất thời gian chờ đợi.
3. Giải pháp mới nào cho việc tối ưu máy tính tiền tại các chuỗi cửa hàng, siêu thị?
Hiện nay, có loại máy tính tiền mô phỏng trên máy tính gọi là PC POS (máy tính tiền dựa trên máy tính cá nhân) và POS Screen, Touch Terminal – gọi tắt là POS, loại hiện rất đang phát triển và được nhiều chuỗi cửa hàng, shop, nhà hàng, quán café lựa chọn.
Máy tính tiền mô phỏng trên máy tính các nhân phát triển theo các phần mềm bán hàng, chức năng tương tự như máy tính tiền có ưu điểm là giao diện tương tự máy tính, quan sát được nhiều thông tin cùng lúc. In được nhiều loại hóa đơn có kích thước khác nhau và có thể in bằng font tiếng Việt, xử lý được nhiều giao dịch tại một thời điểm.
POS chính là sự kết hợp tuyệt vời của máy tính tiền và máy tính cá nhân. Sự phát triển của POS là sự kết hợp các kinh nghiệm đúc rút từ máy tính tiền thông thường và phần mềm hiện đại.
Sử dụng POS, bạn có trong tay tất cả những gì tiên tiến nhất của sự phát triển và cho bạn tiện ích trong quản lý bán hàng và kinh doanh.
4. Giải pháp hoàn hảo thay thế máy tính tiền tại các cửa hàng
Với những đặc điểm vượt trội và tính năng tiện ích. Hiện tại, POS phát triển rất mạnh mẽ ở các nước tiên tiến. Trong tương lai, nó sẽ thay thế phần lớn các máy tính tiền và thay thế toàn bộ hệ máy mô phỏng sử dụng PC. Và đặc biệt, nó rất rẻ. Mọi chuỗi cửa hàng, siêu thị đều có thể áp dụng trong quản lý bán hàng.
Ngoài việc cung cấp dịch vụ quản lý thuận tiện cho một cửa hàng đơn lẻ, điểm mạnh đặc biệt của nằm ở việc cho phép quản lý một chuỗi cửa hàng thuận tiện nhanh chóng không khác việc chỉ quản lý một cửa hàng. Điểm mạnh nổi trội này còn thể hiện ở việc chủ cửa hàng (doanh nghiệp) còn có thể quản lý dễ dàng một hệ thống các cửa hàng bao gồm nhiều chuỗi hoạt động trong các lĩnh vực nghiề nghiệp khác nhau, như doanh nghiệp cùng quản lý chuỗi nhà hàng, chuỗi cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng quần áo thời trang cùng lúc.
cho phép nhiều cá nhân trong một cửa hàng đồng thời tiến hành các nghiệp vụ của riêng mình trên hệ thống : quản lý cửa hàng theo dõi doanh thu, nhân viên mua hàng đặt đơn đặt hàng, nhân viên kho nhập hàng, nhân viên bán hàng bán trên các quầy … Các nghiệp vụ này được tiến hành thông suốt khi mỗi nhân viên của cửa hàng sử dụng hệ thống chỉ được phép làm việc cung cấp và bổ sung thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình (hay còn gọi là hệ thống có khả năng phân quyền).
